Το Savoir Vivre της τηλεδιάσκεψης

Όπως κάθε ανθρώπινη δραστηριότητα, έτσι και η τηλεδιάσκεψη,  πρέπει να καθορίζεται από κανόνες δεοντολογίας και να συνοδεύεται από τυποποιημένες πρακτικές καλής συμπεριφοράς, ώστε να διασφαλίζεται η ποιότητα της νέας αυτής μορφής επικοινωνίας.

Παραθέτουμε επιγραμματικά τους βασικότερους κανόνες, εφόσον όλοι πλέον παραδέχονται πως οι τηλεδιασκέψεις έχουν ήδη καθιερωθεί ως συμπλήρωμα ή υποκατάστατο των διά ζώσης συναντήσεων:

  • Είναι μεγάλη αγένεια να μην είναι ανοιχτή η κάμερα σας, εκτός αν ο διοργανωτής της συνάντησης σας έχει δώσει οδηγίες για το αντίθετο.
  • Φροντίστε επομένως είτε να έχετε επιλέξει ένα αξιοπρεπές και απομονωμένο μέρος για να τοποθετήσετε τον υπολογιστή ή το κινητό σας (πχ το γραφείο σας), είτε διαλέξτε ένα όμορφο και σεμνό υπόβαθρο από τις επιλογές της πλατφόρμας, που χρησιμοποιείτε.
  • Σε κάθε περίπτωση για την πρώτη είσοδο φροντίστε η κάμερα και ο ήχος να είναι κλειστά, μέχρι να βεβαιωθείτε πως όλα λειτουργούν ομαλά.
  • Το μικρόφωνο πρέπει να είναι ανενεργό όταν δεν έχετε το λόγο.
  • Εξασφαλίστε πως θα μπείτε αδιάσπαστοι στη συζήτηση, χωρίς ενοχλητικούς ήχους ή άλλες οχλήσεις.
  • Τεστάρετε τις τεχνικές λεπτομέρειες της σύνδεσης πολύ πριν την έναρξη.
  • Φροντίστε να είστε on line τουλάχιστον δέκα λεπτά πριν την έναρξη της συνάντησης και να είστε ντυμένη/ος ευπρεπώς ακόμα και στα σημεία του σώματος, που υποθέτετε πως δεν φαίνονται στην κάμερα. Ντυθείτε και περιποιηθείτε τον εαυτό σας σα να πηγαίνατε σε κανονική ανάλογη διάσκεψη.
  • Οι πολυδιεργασιες, το multitasking, δηλαδή η τάση να ασχολείστε με χίλια δυο άλλα πράγματα την ώρα της τηλεδιάσκεψης (πχ να παίζετε με το κινητό, να κάνετε πράγματα που δε φαίνονται στην κάμερα, αλλά τα προδίδουν οι κινήσεις σας, να μιλάτε με άλλους κλπ) είναι δείγμα υποτίμησης των συμμετεχόντων και πρέπει να αποφεύγονται.
  • Κοιτάξτε ευθεία στην κάμερα όταν μιλάτε και όχι στα τετραγωνάκια των προσώπων. Αυτό δίνει την ψευδαίσθηση ότι τους κοιτάτε στα μάτια.
  • Φροντίστε ώστε το φως να βρίσκεται μπροστά σας και όχι πίσω σας.
  • Μην στέκεστε πολύ κοντά στην κάμερα και μην σκύβετε προς το μέρος της.
  • Να υποθέτετε πάντα πως η κάμερα και ο ήχος είναι ανοιχτοί και πως οι υπόλοιποι σας ακούν. Αυτό θα σας προστατέψει από αβλεψίες, που μπορεί να σας αφήσουν εκτεθειμένους.
  • Μάθετε καλά τις δυνατότητες της πλατφόρμας και τα εργαλεία επικοινωνίας που προσφέρει (επισήμανση, παρουσίαση, διαμοιρασμό, εξωτερικούς συνδέσμους, ξεχωριστά δωμάτια, βίντεο, υπό-ομάδες κλπ), ώστε να προάγετε την επικοινωνία με κάθε δυνατό μέσο. Μπορεί τίποτα να μη μοιάζει με τη δια ζώσης συνάντηση, αλλά ας γίνει το καλύτερο δυνατό.
  • Μην μοιράζετε το σύνδεσμο και τους κωδικούς της τηλεδιάσκεψης σε όποιον δεν μπορεί να συνεισφέρει. Μικρές ομάδες είναι πιο ευχάριστες και εγγυώνται καλύτερη συνδεσιμότητα. Μην κοινοποιείτε αυτές τις λεπτομέρειες σε κοινωνικά δίκτυα, εκτός αν θέλετε να διακυβεύσετε την ιδιωτικότητα.
  • Μην μαγνητοσκοπείτε οτιδήποτε δίχως της έγγραφη συναίνεση των συμμετεχόντων. Διαφυλάξτε τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα.
  • Να έχετε υποστηρικτικό υλικό, στο οποίο θα έχουν ασύγχρονη πρόσβαση όλοι οι συμμετέχοντες μετά το πέρας της συνάντησης.
  • Αν είστε ο διοργανωτής της τηλεδιάσκεψης φροντίστε να βγείτε τελευταίος από αυτή, αφού αποχαιρετήσετε τους καλεσμένους σας.

Μια νέα εποχή, που προετοιμάστηκε τουλάχιστον μια δεκαετία πιο πριν, έχει αρχίσει και ο ψηφιακός κόσμος αποκτά την ίδια βαρύτητα με τον πραγματικό. Ας φροντίσουμε οι νέοι όροι και συνθήκες να γίνουν όσο το δυνατόν πιο ανθρώπινοι.

Επικοινώνησε σωστά!

 Η στρατηγική επικοινωνίας που ακολουθείς είναι το Α και το Ω για την προώθηση του εαυτού σου.

 Αν δεν αναπτύξεις επικοινωνιακές δεξιότητες, δεν μπορείς να πας μακριά.

 Επικοινωνία και branding είναι όσα λες, όσα δεν λες, όσα κάνεις και όσα δεν κάνεις. Πού μιλάς, σε ποιους μιλάς, με τι ύφος, με τι στήσιμο, αν χρησιμοποιείς τη γλώσσα του σώματος, αν έχεις χιούμορ και τι συνολική εικόνα δίνεις.

 Δεν αρκεί να έχεις γνώσεις, ούτε να χειρίζεσαι σωστά τη γλώσσα. Πρέπει να γίνεις ένα πολυεργαλείο προβολής-επικοινωνίας-προώθησης του εαυτού σου, που κανείς δεν θα μπορεί να σου αντισταθεί!.

 Ό,τι κι αν κάνεις, όποιος κι αν είσαι, ας είσαι αυθεντικός. Κάνε μια ανάλυση του εαυτού σου και δέξου απροκάλυπτα τις δυνατότητες, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές σου.

 Το να μιλάς αληθινά και να αναγνωρίζεις τι είσαι και τι δεν είσαι, δείχνουν στρατηγική επίγνωση των χαρακτηριστικών σου, τα οποία καθορίζουν την πορεία δράσης σου.

Επικοινωνιακές δεξιότητες: Προώθησε τον.. εαυτό σου!

Η στρατηγική επικοινωνίας που ακολουθείς είναι το Α και το Ω για την προώθηση του εαυτού σου.

Αν δεν αναπτύξεις επικοινωνιακές δεξιότητες, δεν μπορείς να πας μακριά.

Επικοινωνία και branding είναι όσα λες, όσα δεν λες, όσα κάνεις και όσα δεν κάνεις. Πού μιλάς, σε ποιους μιλάς, με τι ύφος, με τι στήσιμο, αν χρησιμοποιείς τη γλώσσα του σώματος, αν έχεις χιούμορ και τι συνολική εικόνα δίνεις.

Δεν αρκεί να έχεις γνώσεις, ούτε να χειρίζεσαι σωστά τη γλώσσα. Πρέπει να γίνεις ένα πολυεργαλείο προβολής-επικοινωνίας-προώθησης του εαυτού σου, που κανείς δεν θα μπορεί να σου αντισταθεί!.

Ό,τι κι αν κάνεις, όποιος κι αν είσαι, ας είσαι αυθεντικός. Κάνε μια ανάλυση του εαυτού σου και δέξου απροκάλυπτα τις δυνατότητες, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές σου. Το να μιλάς αληθινά και να αναγνωρίζεις τι είσαι και τι δεν είσαι, δείχνουν στρατηγική επίγνωση των χαρακτηριστικών σου, τα οποία καθορίζουν την πορεία δράσης σου.

 

Η χρονιά που πέρασε…

Το 2019 μας αποχαιρετά και ως είθισται, γίνεται απολογισμός πεπραγμένων.
Τη χρονιά που πέρασε η ONMEDIA συνεργάστηκε άριστα με παλαιούς και νέους πελάτες και παρείχε υπηρεσίες Επικοινωνίας και Οπτικοακουστικής Παραγωγής σε μικρά και μεγάλα γεγονότα.
Από αυτά ξεχωρίζουν:
• Πανελλήνιο Πνευμονολογικό Συνέδριο
• Πανελλήνιο Αθλητιατρικό Συνέδριο
• Πανελλήνιο Συνέδριο HAPCO (Hellenic Association of Professional Congress Organizers)
• Πανελλήνιο Συνέδριο Χειρουργικής της Παχυσαρκίας
• Ίδρυμα Λαμπράκη
• Πανελλήνιο Συνέδριο Διατροφής και Διαιτολογίας
• Παγκόσμια Ημέρα Αρθρίτιδας
• Πανελλήνιο Συνέδριο Λαπαροενδοσκοπικής Χειρουργικής
• EUROlogistic Congress
• Παγκόσμια Ημέρα κατά της Χρόνιας Αποφρακτικής Πνευμονοπάθειας (ΧΑΠ)
Το πλέον βασικό της χρονιάς που φεύγει είναι ότι, γνωρίσαμε πολύ αξιόλογους ανθρώπους και επαγγελματίες που ξεχωρίζουν στον τομέα τους.

 

 

Μια επιτυχημένη καμπάνια Επικοινωνίας-Δημοσιότητας

Μεγάλη ήταν η προβολή  στα ΜΜΕ του Πανελληνίου Πνευμονολογικού Συνεδρίου που έγινε στην Αθήνα τον Δεκέμβριο.

Η Δημοσιότητα που πήραν τα ενδιαφέροντα θέματα του Συνεδρίου έφτασε στα ύψη και προβλήθηκαν σε δεκάδες κεντρικά και περιφερειακά ΜΜΕ (τηλεόραση-έντυπα-διαδίκτυο). Ενδεικτικά αναφέρουμε: ΑΝΤ-1, ΑΘΗΝΑΪΚΟ ΠΡΑΚΤΟΡΕΙΟ ΕΙΔΗΣΕΩΝ, ΤΑ ΝΕΑ, IATROPEDIA, VIRUS, ON MED, THESSPRESS κ.ά.

Το Συνέδριο διοργάνωσε η  AFEA Travel & Congress Services και την Επικοινωνία-Δημοσιότητα είχε η AKTISCOM Communication.

Αξιοσημείωτο είναι ότι, ο ΑΝΤΕΝΝΑ είχε δύο ρεπορτάζ στο δελτίο ειδήσεων για το θέμα αυτό, στις 12/12/2018 και στις 17/12/2018.(click on the video)

https://www.antenna.gr/watch/1247390/xekinoyn-oi-metamosxeyseis-pneymonon-stin-ellada

Μια επιτυχημένη καμπάνια Δημοσιότητας

Στις 21-24 Νοεμβρίου 2018 πραγματοποιήθηκε στο ξενοδοχείο Hilton Αθηνών το 31ο Πανελλήνιο Συνέδριο Χειρουργικής και Χειρουργικό Forum 2018, η κορυφαία ανά διετία επιστημονική εκδήλωση της Ελληνικής Χειρουργικής Εταιρείας. Παράλληλα πραγματοποιήθηκαν δράσεις ευαισθητοποίησης και ενημέρωσης για την Εθελοντική Δωρεά Αιμοποιητικών Κυττάρων/Μυελού των Οστών, καθώς και νέες εγγραφές εθελοντών δοτών  σε συνεργασία µε την Τράπεζα Εθελοντών Δοτών Μυελού των Οστών «ΟΡΑΜΑ ΕΛΠΙ∆ΑΣ».

Το Συνέδριο του οποίου τη διοργάνωση και γραμματειακή υποστήριξη είχε η AFEA Congress Services και την επικοινωνία-δημοσιότητα  η AKTISCOM Communication, έτυχε μεγάλης αποδοχής από τα ΜΜΕ.

Ιδιαίτερη έμφαση στο γεγονός έδωσαν τα portals ΥΓΕΙΑΣ, ενώ το θέμα παρουσιάστηκε  στο ραδιόφωνο και την τηλεόραση.

Σύμφωνα με τα ΜΜΕ που δημοσιοποίησαν το Συνέδριο και την μετρήσιμη απήχηση τους στο κοινό, περίπου 9.000 ακροατές άκουσαν τη συνέντευξη του κ. Γιώργου Ν. Ζωγράφου στο Ραδιοφωνικό Σταθμό ΑΘΗΝΑ 9.84, περίπου 10.000 τηλεθεατές είδαν το θέμα στην τηλεόραση και περίπου 6.000+ άτομα ενημερώθηκαν από τον ηλεκτρονικό Τύπο.

Αξιοσημείωτη ήταν και η συμβολή των Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media). Σχεδόν όλα τα ΜΜΕ δημοσιοποίησαν  το  Συνέδριο στη σελίδα τους στο FACEBOOK και στο TWITTER.

Εάν συνυπολογίσουμε τη δυναμική  και την απήχηση (Μέσος όρος Χ 5) των social media του ηλεκτρονικού Τύπου, για το 31ο Πανελλήνιο Συνέδριο Χειρουργικής ενημερώθηκαν (είδαν-άκουσαν-διάβασαν) περισσότερα από 125.000 άτομα.

 

Έξι χρόνια συνεργασίας Afea-Aktiscom

Αρχή της συνεργασίας μας με την AFEA Travel & Congress Services έγινε το Νοέμβριο του 2012 με το 28ο Πανελλήνιο Συνέδριο Χειρουργικής.

Από τότε πέρασαν έξι χρόνια!

Χρόνια δημιουργικά, με άριστη συνεργασία και θαυμάσια αποτελέσματα, σε όλα τα γεγονότα που κλήθηκε η Aktiscom να αναλάβει την Επικοινωνία-Δημοσιότητα.

Η AFEA δραστηριοποιείται στους τομείς της διοργάνωσης συνεδρίων, εκδηλώσεων και εταιρικών ταξιδιών, καθώς και παροχής ολοκληρωμένων ταξιδιωτικών υπηρεσιών στην Ελλάδα και το εξωτερικό.  H εταιρία ιδρύθηκε το 1977 στην Αθήνα και από το 2002 διαθέτει γραφεία και στην Θεσσαλονίκη.

Η ομάδα της AFEA σε συνεργασία με το ευρύ δίκτυο συνεργατών της είναι σε θέση να αναγνωρίσει τις ανάγκες του κάθε πελάτη και να ανταποκριθεί σε αυτές με ευελιξία και αμεσότητα. Η μεγάλη εμπειρία των στελεχών, η ικανότητα διαπραγμάτευσης με τους προμηθευτές και η χρήση online και offline εργαλείων τελευταίας τεχνολογίας «επιτρέπουν» στην AFEA να παρέχει πρωτοποριακές υπηρεσίες με στόχο την άμεση αποτελεσματικότητα και την μεγίστη εξοικονόμηση για τον πελάτη.

Η εταιρία κατέχει ηγετική θέση στον χώρο του corporate travel και της διοργάνωσης συνεδρίων  και εκδηλώσεων, παρέχοντας υπηρεσίες υψηλού επίπεδου σε εταιρικούς πελάτες. Στο πελατολόγιο της εταιρίας περιλαμβάνονται πολυεθνικές εταιρίες, ιδιωτικές επιχειρήσεις, επιστημονικοί και εκπαιδευτικοί φορείς, καθώς και δημόσιοι οργανισμοί στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.

Η AFEA είναι μέλος των μεγαλύτερων διεθνών οργανισμών στον χώρο διοργάνωσης συνεδρίων και παροχής ταξιδιωτικών υπηρεσιών,  όπως IAPCO, EFAPCO, IATA, ICCA, HATTA, HAPCO, και ACVB και πρόσφατα έγινε και μέλος του UN Global Compact στο πλαίσιο της ανάπτυξης της στρατηγικής ΕΚΕ & Βιώσιμης Ανάπτυξης. Συγκεκριμένα, από το 2017 η AFEA έχει εντάξει στην στρατηγική της και στην καθημερινή λειτουργία της εταιρίας, δράσεις που αφορούν την ΕΚΕ & Βιώσιμη Ανάπτυξη, όπως εφαρμογή της Περιβαλλοντικής Πολιτικής, του Κώδικα Ηθικής και Δεοντολογίας και της Πολιτική Εργασιακών Πρακτικών και Ανθρώπινων Δικαιωμάτων για την εταιρία και το δίκτυό της.

Η AFEA είναι πιστοποιημένη με ISO Certification ISO 9001:2008

 

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΕΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ: Χαρακτηριστικά που απαιτούνται για αποτελεσματική επικοινωνία στον επαγγελματικό χώρο

Οι επικοινωνιακές δεξιότητες είναι μερικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται για αποτελεσματική επικοινωνία στον επαγγελματικό χώρο τόσο μεταξύ υπαλλήλου και πελάτη στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης πελατών, όσο και ανάμεσα στο υπαλληλικό δυναμικό της εταιρείας.

Αυτό που απαιτείται για να αντεπεξέλθει ένας υπάλληλος αποτελεσματικά στις απαιτήσεις και ανάγκες των πελατών έχει άμεση σχέση με τις δεξιότητες που κατέχει για να πραγματοποιήσει μια αποτελεσματική επικοινωνία. Επομένως, χωρίς να υπάρχει η πρόθεση να υποτιμηθεί η σημασία και η βαρύτητα των  «σκληρών» δεξιοτήτων (hard skills) που απαιτούνται σε κάθε επάγγελμα (π.χ. τεχνικές γνώσεις και δεξιότητες), η αποτελεσματικότητα στην εξυπηρέτηση πελατών, αλλά και στις διαπροσωπικές σχέσεις μέσα στον εργασιακό χώρο εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις επικοινωνιακές δεξιότητες των υπαλλήλων.

Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τις επικοινωνιακές δεξιότητες που υπεισέρχονται σε όλες τις εκφάνσεις της εξυπηρέτησης πελατών, αλλά και στην επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων.

ΔΕΞΙΟΤΗΤΑ: ΣΤΟΙΧΕΙΑ-ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

Ενεργητική ακρόαση

̶   Εξέφρασε τι λέει ο ομιλητής με άλλα λόγια, κάνε παράφραση και επανέλαβε τα κύρια στοιχεία.

̶   Συνόψισε και δώσε νέες ερμηνείες στα λεγόμενα του ομιλητή.

̶   Ενθάρρυνε τον ομιλητή να επεξεργαστεί και να ορίσει τα προβλήματά του.

̶   Αξιολόγησε με θετική στάση τον ομιλητή.

̶   Δείξε ότι ακούς προσεκτικά τον ομιλητή και έλεγξε αν αντιλαμβάνεσαι το περιεχόμενο της ομιλίας, επιτρέποντας στον ομιλητή να επιβεβαιώσει ή να διορθώσει την αξιολόγησή σου.

Κατανόηση, Συναίσθηση

̶   Να είσαι ανοιχτός στις ιδέες των άλλων και ευαίσθητος στις αξίες και τα συναισθήματά τους.

̶   Προσπάθησε να δεις τα πράγματα από την οπτική του συνομιλητή.

̶   Δείξε ότι κατανοείς και ότι μπορείς να σκεφτείς από μια άλλη οπτική γωνία.

̶   Απελευθέρωσε τα συναισθήματα σου, ώστε να ενθαρρύνεις το συνομιλητή να κάνει το ίδιο.

Ερωτήσεις – Συλλογή πληροφοριών

̶   Απέφυγε κλειστού τύπου ερωτήσεις και ερωτήσεις που κατευθύνουν τον ομιλητή.

̶   Χρησιμοποίησε ανοικτού περιεχομένου και διερευνητικές ερωτήσεις.

̶   Κάνε διευκρινιστικές ερωτήσεις επιδεικνύοντας μία ενεργητική ακρόαση από την πλευρά σου.

̶   Άφησε χρόνο στον συνομιλητή να επεξεργαστεί δύσκολες ερωτήσεις και ανέμεινε μέχρι να λάβεις την απάντησή του.

Επιβεβαίωσε και διευκρίνισε

̶   Κάνε διευκρινιστικές ερωτήσεις (πως, γιατί, πότε, ποιος, που) ώστε να βοηθήσεις τον συνομιλητή να αποκρυσταλλώσει το σκεπτικό του.

̶   Συνόψισε τα κύρια σημεία.

̶   Ζήτησε την επιβεβαίωση ότι η σύνοψη είναι σωστή και ακριβής.

̶   Καθόρισε την ανάγκη και το πρόβλημα και στρέψε την προσοχή στη λύση.

̶   Συμφώνησε στις δράσεις που οι δύο πλευρές θ’ αναλάβουν.

– Επίσημη γλώσσα χωρίς εκφράσεις αργκό

̶   Απέφυγε την χρήση γλώσσας «αργκό».

̶   Χρησιμοποίησε απλό λεξιλόγιο.

̶   Κάνε απλούς συλλογισμούς.

Παρείχε αξιολόγηση – κριτική (feedback)

̶   Κάνε αξιολογήσεις μόνο σε ιδιαίτερες περιπτώσεις.

̶   Κάνε την αξιόλογη – κριτική όσο πιο άμεσα γίνεται.

̶   Να είσαι ευθύς και ειλικρινής.

̶   Μην επαναλαμβάνεις τα ίδια στοιχεία.

̶   Κάνε αξιολόγηση – κριτική στις συμπεριφορές και όχι στους ανθρώπους.

̶   Επέμεινε στα γεγονότα και στα προφανή σημεία.

̶

 

Επικοινωνία

Τηλέφωνο

+(30) 210 6525508
+(30) 210 3007845
+(30) 210 3006417

ΑΣΠΑΣΙΑΣ 96, ΧΟΛΑΡΓΟΣ, Τ.Κ. 15561

email

info@onmedia.com.gr

© 2020 – ON MEDIA. All rights reserved.